vol. 391

2017.11.03

仕事の効率が劇的にアップする! 「引き合いの絶えない事務」が教えるお仕事時短術

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働き方改革が進み、世の中全体で労働時間の短縮が進んでいる。しかし、こなさなければいけない業務量はそう簡単には減らないもの。短い時間の中で成果を最大化させるためには、自分の仕事の進め方を今一度見直す必要がある。特に、オフィスワークをしている人であれば、「事務作業の効率化」で生産性を上げることができそうだ。

そこで今回は、さまざまな企業で「優秀な事務」として高い評価を受け、各社からの引き合いが絶えないという吉田玲菜さんに、日々の仕事の効率を劇的に上げる秘策を聞いてみた。

マイナビキャリレーション 事務職
株式会社マイナビワークス
マイナビキャリレーション』事務職
吉田玲菜さん

2015年にホテル業界に就職し、フロント業務や受付事務の仕事を経験。17年4月にマイナビワークスが運営する『マイナビキャリレーション』で無期雇用派遣の事務職へと転身し、コンサルティングファームや人材系企業などの採用アシスタント業務を経験。丁寧かつ生産性の高い仕事ぶりが高く評価されている

「専門性を身につけて、長く働き続けられる人材になりたい」をという理由から、『マイナビキャリレーション』の事務職へと転身した吉田さん。入社したばかりの頃は「Excel」や「Word」などの基本的なPCツールを使うこともままならなかったそうだが、同社の充実した研修を受けたことで基礎的なスキルを習得。OJTに日々の独学も加え、今ではすっかり事務のプロフェッショナルとなった。

そんな吉田さんが仕事の効率アップのために心掛けているのは次の5つのポイントだ。

1、ブラインドタッチ&ショートカットキーを使いこなす!

「些細なことだと思われるかもしれませんが、タイピングのスピードを速くするだけで、膨大な事務作業の時間を大幅に削減することができます。私は、スマホのアプリを使ってブラインドタッチの練習をしました。ショートカットキーもネットや参考書で調べていろいろ使いこなせるようになって、入社当時と今では比べものにならないくらい作業スピードが上がったと思います。一度覚えてしまえば圧倒的に事務効率がアップしますから、PCのバージョンと照らし合わせてチェックしてみてください」

2、パソコンの「付箋機能」を使って全てのTO DOを可視化

「いつまでに何をすればいいか。今日やらなければいけないことは何か。日々のルーティン業務に加えて突発的に発生する仕事も多いので、常にTO DOを可視化するようにしています。そこで便利なのが、パソコンの付箋機能です。デスクトップに何をいつまでにやらなければいけないかが常に表示されている状態なので、仕事の抜け漏れがありません」

マイナビキャリレーション 事務職

3、作った資料は再々チェック!「確認時間」は省かない

「仕事のスピードをいくら上げても、結果的にミスが多ければ意味がありません。ミスをすると、そのフォローのために膨大な時間を使うことになってしまいます。なので、資料1つ作成するにしても、出来上がったものを『確認する時間』を省くのは絶対NG。しつこくチェックすることが、実は効率アップへの近道だと思います」

4、「後でやろう」は封印!困ったことはすぐに相談する

「仕事の中で分からないことや、難しいことに直面した時は、迷わず周りの先輩や『マイナビキャリレーション』の担当者の方に相談して解決するようにしています。『後でやろう』と思ってできないことをそのままにしておくと、同じことで毎回つまずいて時間をロスすることに。悩むよりもまずは行動して解決です」

5、退社前に「明日の仕事」を整理する

「あれこれと複数のことを同時に進めて全てが中途半端になってしまったり、『次は何をすればいいんだっけ』と悩んで作業する手が止まってしまわないように、常に仕事の優先順位をつけるようにしています。私の場合は次の日の仕事の優先順位を前日の退社前に整理しておくのが日課です。すると、翌日の朝は何から手をつけたらいいかが明確になっているから、スムーズに仕事に取りかかれます」

デキる事務は「チームの生産性」にまで気を配る

また、吉田さんが気をつけているのは、個人の効率アップだけでなく、チームの生産性向上だという。自分のTO DOをこなした後は、職場全体に目を配り、「良いおせっかい」ができるように心掛けている。

マイナビキャリレーション 事務職
「事務職と言っても、ルーティン作業をこなすだけではダメだと思っています。単純な事務作業だけなら、ロボットやAIでも代替できますから。だからこそ、会社から必要としてもらえる人材でいるために意識しているのは、チームの生産性も上げられる存在でいること」

吉田さんがこだわるのは、「誰もやらないけれど、チームにとって必要なこと」に率先して手をつけること。

「自分の仕事を効率良く進めたら、空いた時間は組織全体のために何ができるかを考えるようにしています。誰かがサポートを必要としていそうなら『手伝いましょうか?』と声を掛けたり、組織のパフォーマンスをより高めるために必要だと思うことがあれば『私がやりましょうか?』と声を上げたり。そうやって、自分から新しい仕事を見つけ出すようにしているんです。『チームのため』という意識もありますが、決められたことをただこなすよりも、そうやって創意工夫を重ねながらする仕事の方が自分もずっと楽しいですからね」

「誰もやらないけれど、チームにとって必要なこと」を見つけるために吉田さんが実践しているのは、職場の人と積極的にコミュニケーションを取ることだそう。何気ない雑談の中から、仕事上の課題が見つかることも多いと語る。

PCスキルを磨くことより重要なのは、「人間力」を磨くこと

事務の仕事と聞くと「PCスキルが高いこと」が重視されるのではないかと考える女性も多いかもしれない。だが、吉田さんは「信頼される人かどうかの方が大事」だと明言する。

マイナビキャリレーション 事務職
「もちろん、PCスキルはあるに越したことはないです。でも、それだけでは『この人と一緒に働きたい』とは思ってもらえません。事務として長く働き続けていきたいなら、職場の人から信頼され、『この人がいると助かる』と思ってもらう人材でいることを常に目指していくべきだと考えています」

周囲からの信頼を勝ち取るために意識するのは、仕事の正確さだ。「信頼されるには時間がかかりますが、信頼を失うのは一瞬です」と吉田さん。仕事上のミスを限りなく少なくするために、出来うる限りの準備と確認を怠らない。

将来のビジョンを聞くと、「あらゆるスキルを磨いて、周りの人がもっと仕事を任せたくなる事務職になれたら」と目を輝かせる。生産性の高い働き方、「求められる人材」でいるための努力、この2つを兼ね備えた吉田さんの姿から学ぶものは多い。明日からの仕事の取り組み方が変わりそうだ。


>>専門性を磨いて長く活躍できる事務になる!
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取材・文/栗原千明(編集部) 撮影/赤松洋太

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